Электронный документооборот

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Наша задача сделать максимально комфортным работу наших клиентов. Клиентам нравится получать документы в СБИС- это быстрее и проще -в СБИС документы приходят в течение нескольких минут. Для нас отправка в СБИС тоже удобна. Мы тратим на рассылку документов несколько минут и по каждому клиенту можем быстро проверить, какие документы отправлены или утверждены – очень удобно. Документы о состоянии счета, расшифровки звонков, оказанных услугах и т. д. мы выгружаем в СБИС из своего биллинга Ирбис. Мы отправляем и xml-формат и pdf – необходимо для наших специфических документов.

В договорах с поставщиками мы обозначаем сжатые срок подписания документов. При работе с документами на бумаге сроки не соблюдались. СБИС повысил дисциплину документооборота, сделал условия по срокам выполнимыми. Вся группа компаний работает в 1С и интегрирована со СБИС через внешнюю обработку. С электронными документами работают уже 50 сотрудников: бухгалтерия - локально, остальные используют личный кабинет СБИС. Согласование документов у нас проходит в трех подразделениях компании. Мы его настроили в СБИС. Теперь процесс стал быстрым и простым.

Наши клиенты - энергосбытовые компании. Мы создали для них систему расчета потребляемых услуг юрлицами и формирования документов по ним. А вот документооборота у нас не было. Тензор предоставил документированный, удобный программный интерфейс для интеграции СБИС и СТЕК. Благодаря этому мы добавили модуль СТЭК ЭДО. СБИС по умолчанию выступает оператором электронного документооборота и позволяет нашим клиентам отправлять документы и видеть их статусы прямо в СТЕК. Интеграция позволяет просматривать карточки электронных документов и электронную подпись на них в СБИС. Мы в своей системе показываем ссылки на документ. Клик по ссылке открывает карточку в СБИС.

Я работаю один и раньше обменивался документами в бумажном виде по почте. И если какую-то ошибку допускал — уходили дни, чтобы все исправить, я отвлекался от основной работы на волокиту. Заказчики из России предложили перейти на СБИС, и я понял, насколько ЭДО ускоряет процесс. Сейчас быстро отсылаю списки работ и акты выполненных работ. Здесь все делается в пару кликов. И к интерфейсу быстро привык, ничего сложного нет. Больше всего нравится возможность предпросмотра документа. Мне важно убедиться, что я отправил нужный файл и не допустил ошибок. Надеюсь, ЭДО у нас тоже станет популярным сервисом в ближайшее время.

Главная польза СБИС МЧД — все в одном окне. Я один раз зарегистрировался в системе и комфортно работаю. Никаких дополнительных ссылок и переходов на другие сайты. Просто захожу в кабинет своей организации и создаю новую доверенность. Выбираю, кому дать на нее права, и отправляю сотруднику для подписания накладных, УПД и счетов-фактур. Эти же доверенности могу выгружать из СБИС в другие системы, если в них работают контрагенты.

Поскольку мы работаем с бухгалтерией на аутсорсе, а большинство сотрудников часто бывают в командировках, то бумажный документооборот был затруднителен. Поэтому перешли на ЭДО. СБИС решил 3 основных проблемы: 1. Обмен документами с контрагентами. 2. Внутренние согласования: заявки на оплату, договоры. 3. Учет и контроль сотрудников в командировке. СБИС — очень гибкая система, я смогла сама настроить маршруты для бизнес-процессов, не пришлось заполнять никаких заявок. Все делается просто и не занимает много времени. В будущем планируем интегрировать СБИС в нашу основную учетную систему.

Филиалы и даже отделы нашего банка находятся в разных городах. Поэтому удалённая работа для нас всегда была актуальна. В СБИС мы публикуем приказы, чтобы с ними могли ознакомиться сразу все сотрудники. А еще согласовываем счета на оплату — за подписями не нужно никуда ехать, СБИС собирает их сам. Запустить документ в обработку можно даже из дома, прямо в мобильном приложении СБИС. Первое время коллеги не доверяли ЭДО и все документы хранили в бумажном варианте, но после дополнительного обучения оценили возможности СБИС. Программа ускоряет работу, и когда необходимо поднять какие-либо документы из архива – это самый главный помощник для наших сотрудников.

Ежемесячно к нам поступает несколько тысяч документов. Система проверки у нас очень сложная – проверяем 36 критериев. Раньше это делали вручную, нагружая бухгалтерию даже в нерабочее время. В СБИС же вся проверка происходит автоматически, на согласование и подписание документы поступают в электронном виде. Так мы сократили бумажную работу и разгрузили бухгалтерию. За первые пять месяцев работы с ЭДО мы наладили обмен документами с 8000 наших клиентов. В 2017 году запустили в СБИС сбор показаний счетчиков в электронном виде и подписание электронных договоров.

У нас доверенности курирует один сотрудник, другим нужно было записываться к нему на прием, ехать в офис и стоять в очереди. Мы хотели найти такой инструмент, который позволил бы выдавать МЧД электронно. И мы нашли этот сервис в системе, в которой уже работаем: в СБИС. Теперь доверенности и другие электронные документы оформляем онлайн. Не нужно ничего распечатывать и выезжать в офис. Чтобы выдать машиночитаемую доверенность, достаточно завести на сотрудника карточку и заполнить информацию. А если истек срок МЧД, легко продлить ее. Удобно, что в системе под именем каждого сотрудника указано, где он может использовать свою электронную подпись: на госпорталах или в ЭДО.

В бумаге документы шли 3-4 дня. А в случае корректировок – в два раза дольше. На этот срок оплаты некоторых клиентов задерживались, так как платят они после получения документов . В СБИС они видят документы прямо в день отправки. 1С у нас формирует нестандартный акт с номером из ERP системы и счет-фактуру с юридическим адресом, подтянутым из ERP. СБИС без труда визуализирует эти документы и выгружает из 1С в xml-формате. Сейчас документооборот в каждом филиале самостоятельный. со СБИС в скором времени мы начнем отправлять электронные документы централизовано. Это увеличит нашу экономию на ЭДО еще на 300 000 руб. в месяц на выдаче ЭП и обучении работе с документами новых специалистов.

Мы закупаем товар у 5 крупных компаний и получаем только счета-фактуры и иногда спецификации. Я узнала про международный ЭДО, заполнила заявку на сайте, и нам быстро подключили сервис. После этого мы сразу приступили к приему документов, без каких-либо заминок. В нашей Республике внедрены электронные сопроводительные накладные. При их отсутствии груз могут задержать на границе и выписать штраф. А это невыгодно и импортеру, и перевозчику, и нам. со СБИС я уже на начальной стадии вижу, что именно к нам идет из России. Поэтому еще до пересечения грузом границы я подготавливаю накладные. Таким образом, в СБИС удобно и просто контролировать импортируемый товар.

Мы уже работаем в СБИС, здесь же подключили МЧД. Ее легко оформить: заходим в документы, находим позицию доверенности, заводим новую и вводим данные сотрудника. Можем выбрать области, в которых сотрудник будет подписывать документы от имени организации. Когда руководитель согласует документ, регистрируем его. А если работник увольняется, легко отзываем МЧД, процесс похожий. Нам важно, чтобы все работало и мы без проблем проводили закупки. Поэтому ценно, что Тензор поддерживает наши бизнес-процессы. Например, у сотрудников не получалось загрузить в систему новую форму МЧД, а специалисты помогли нам.